Online-Monitoring-Tool – Effizientere Berichterstattung für die deutsche Entwicklungszusammenarbeit durch eine webbasierte Datensammlung und -analyse
Sorgfältige Dokumentation und Berichterstattung sind wichtige Bestandteile jedes Projektmanagements. Dies gilt für Unternehmen in der freien Wirtschaft genauso wie für Regierungsprogramme oder die Aktivitäten von Nichtregierungs- und Non-Profit-Organisationen. Auch in der deutschen Entwicklungszusammenarbeit sind zuverlässige Monitoringprozesse unerlässlich. Im Rahmen des Programms „Perspektive Heimat“ des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH zurzeit 13 Partnerländer dabei, die Lebenssituation für Menschen in ihren Herkunftsländern zu verbessern. Bleibe- und Zukunftsperspektiven sollen in den Herkunftsländern geschaffen und gefestigt werden. Die GIZ ist in diesem Zusammenhang mit Beratungszentren für Jobs, Migration und Reintegration aktiv. Ergänzt werden die Zentren durch eine breite Partnerstruktur in den Ländern, in denen die GIZ eng mit bereits etablierten Programmen vor Ort, der Zivilgesellschaft, der Privatwirtschaft, internationalen Organisationen und Institutionen zusammenarbeitet. Das Monitoring dieser Tätigkeiten und regelmäßige Berichterstattung sorgen für einen transparenten Ablauf.
Die umgesetzten Maßnahmen werden in einem monatlichen Bericht dem BMZ sowie der GIZ vorgestellt. Die Berichterstattung beruht auf mehr als 1000 monatlich individuell erfassten Zahlenwerten. In der Vergangenheit sammelte die GIZ die Daten in einer umfangreichen Tabelle und übermittelte sie dann an das Bundesministerium. Die Erstellung dieser Dateien war allerdings mit einem sehr hohen manuellen Arbeitsaufwand verbunden. Hier musste Abhilfe geschaffen werden. Es wurde ein webbasiertes IT-Tool zur Datensammlung und -analyse entwickelt mit dem Ziel, die Effizienz bei gleichzeitiger Fehlervermeidung zu erhöhen, die Daten einfacher und aussagekräftiger aufzuarbeiten, besonders in monats- und länderübergreifenden Analysen, und eine hohe Prozesssicherheit bei Eingabe, Prüfung und Aggregation zu erreichen.
Was ist das Online-Monitoring-Tool?
Im Online-Monitoring-Tool wurden verschiedene Benutzerrollen mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen sowie entsprechenden Berechtigungen für die Eingabe, Freigabe und Einsicht der monatlichen Daten geschaffen. Relevante Akteure in den beteiligten Organisationen verfügen über entsprechende individuelle Zugänge zum Tool. Dies ermöglicht eine dezentrale Eingabe der Daten über eine dafür vorgesehene Eingabemaske. Das Tool aggregiert diese Daten dann nach einem vordefinierten Schema zu einer Reihe von Leistungsindikatoren („Key Performance Indicators“). Das automatische Aggregieren der Daten ist effizienter und schließt Fehler aus, die bei einer manuellen Zusammenstellung auftreten können. Nach einer sorgfältigen Qualitätssicherung werden die Daten freigegeben. Diese freigegebenen Daten lassen sich anschließend nach Ländern, Regionen und Zeiträumen filtern, aggregieren und graphisch darstellen. Das vereinfacht den Arbeitsalltag der Nutzer*innen in der GIZ und im Bundesministerium: Statt einzelne Berichte zu verschiedenen Ländern und Zeiträumen herauszusuchen und die Zahlen manuell zu summieren, erhalten sie diese Daten nun mit wenigen Mausklicks aus dem neuen System.
